Tự động hóa và tối ưu quy trình cuộc gọi với Call Flow Designer (CFD) – điểm nhấn mới của Yeastar P-Series PBX

Trong thời đại doanh nghiệp hiện đại hóa kênh liên lạc, khả năng xử lý cuộc gọi linh hoạt, thông minh đã trở thành một “vũ khí” quan trọng để nâng cao trải nghiệm khách hàng và hiệu suất làm việc. Yeastar P-Series PBX hiện đã trang bị tính năng nổi bật – Call Flow Designer (CFD) – công cụ thiết kế luồng cuộc gọi mạnh mẽ, dễ dùng, không cần code.

1. Call Flow Designer (CFD) là gì?

CFD là công cụ trực quan theo dạng kéo–thả, cho phép người dùng (ngay cả khi không biết lập trình) xây dựng quy trình xử lý cuộc gọi – từ đơn giản đến phức tạp – một cách nhanh chóng và hiệu quả. Với CFD, bạn dễ dàng tự động hóa luồng cuộc gọi theo kịch bản mong muốn, giúp PBX “phản ứng”, “điều phối” và “hành động” một cách thông minh.

2. 5 trường hợp sử dụng tiêu biểu – từ đơn giản đến nâng cao

2.1. Luồng tuyến tính (Linear Flow)

• Kịch bản: Khách gọi tới có các lựa chọn như nhấn 1 để gặp Sales, 2 cho Hỗ trợ kỹ thuật,…

• Thực thi: Với template Linear Call Flow, chỉ cần 3 bước đơn giản gồm chọn template → cấu hình menu (Menu, Prompt/TTS, Queue, Voicemail) → kiểm tra và kích hoạt

• Lợi ích: Thiết lập trong vài phút, giúp phân luồng cuộc gọi ngay từ đầu, giảm thời gian chờ, tối ưu năng suất đội ngũ.

2.2. Tự động chuyển ngoài giờ lễ (Holiday Auto-Switch / Time-Based Flow)

• Kịch bản: Khi doanh nghiệp đóng cửa hoặc ngoài giờ làm việc, người gọi nghe thông báo và có thể để lại tin nhắn.

• Thực thi: Sử dụng template Time-Based Call Flow → đặt điều kiện thời gian (giờ hành chính/ngoài giờ) → cấu hình IVR hoặc voicemail. Có thể thêm Developer tool để gửi email alert khi có voicemail

• Lợi ích: Duy trì phản hồi tự động 24/7, nâng cao trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ xử lý nhanh.

2.3. Tùy chỉnh điểm đến cuối cuộc gọi (DIY Destinations & Action Push)

• Kịch bản: Gọi đến PBX → kiểm tra dữ liệu → chuyển cuộc gọi tới nhân viên phụ trách tương ứng (ví dụ sales rep).

• Thực thi: Dùng Developer block để gửi HTTP request, xử lý kết quả (VD lấy số extension rep), điều hướng bằng FX_CONCATENATE → kết quả là cuộc gọi được tự động push tới đúng người.

• Lợi ích: Tối ưu trải nghiệm gọi theo thời gian thực, tự động hóa khớp khách hàng – nhân viên phù hợp, tiết kiệm thời gian xử lý.

2.4. Call Routing cho nhiều chi nhánh (Multi-site Offices)

• Kịch bản: Doanh nghiệp có nhiều văn phòng, mỗi nơi có số DID và giờ làm riêng.

• Thực thi: Dùng các components: DID Matching, Business Hours, IVR, Prompt để phân luồng cuộc gọi theo khu vực và thời gian tương ứng.

• Lợi ích: Thống nhất hệ thống xử lý cuộc gọi nhưng vẫn linh hoạt theo từng chi nhánh, chuyên nghiệp và hiệu quả.

2.5. Tùy chỉnh luồng theo điều kiện nâng cao (Condition, Loop, Developer, Database)

• CFD không chỉ dừng lại ở luồng đơn giản – bạn có thể sử dụng các component như Condition, Loop để điều kiện hóa, lặp xử lý, hoặc dùng Developer + Database/HTTP để tích hợp sâu với hệ thống CRM, ERP. Cấu hình và triển khai các logic phức tạp hoàn toàn có thể trên CFD.

3. Tổng quan các thành phần của CFD

CFD hỗ trợ rất nhiều component để bạn linh hoạt xây dựng luồng cuộc gọi:

• Initial Action: Thiết lập điểm vào (DID hoặc extension), kèm prompt/TTS

• Prompt / TTS: Phát âm thanh hoặc giọng nói tự động.

• Business Hours: Xử lý cuộc gọi theo lịch làm việc.

• Menu: Tạo menu tương tác qua phím (DTMF).

• User Input, Condition: Thu thập phím bấm và xây dựng logic nút bấm.

• Transfer, Dial by Number / Dial by Name, Voicemail, Hang Up: Các hành động kết thúc hoặc chuyển cuộc gọi.

• Loop: Lặp logic theo điều kiện hoặc số lần.

• Developer (HTTP, Email, Database…): Tích hợp linh hoạt với hệ thống ngoài

4. Lợi thế nổi bật khi sử dụng CFD trên Yeastar P-Series PBX

• Không cần lập trình: Drag-and-drop trực quan, giúp người dùng dễ dàng triển khai.

• Nhanh chóng tạo luồng cuộc gọi: Thiết lập trong vài phút các workflows phổ biến như IVR, ngoài giờ,…

• Tùy chỉnh sâu theo nhu cầu: Cho phép logic phức hợp, tích hợp API/CRM/Database để tối ưu nghiệp vụ.

• Triển khai linh hoạt: Có thể dùng template, clone flows, import/export JSON giữa các hệ thống.

• Quản lý chuyên nghiệp: Mỗi luồng call có thể bật/tắt, áp dụng cho DID hoặc số extension riêng biệt.

5. Kết luận & lời kêu gọi hành động

CFD không chỉ là tính năng – đó là một cuộc cách mạng trong cách doanh nghiệp xử lý mọi cuộc gọi. Với Yeastar P-Series PBX và CFD, bạn có thể:

• Tối ưu trải nghiệm khách hàng bằng luồng thông minh, tự động, chuyên nghiệp.

• Giảm tải cho đội ngũ hỗ trợ bằng cách tự động phân phối đúng người, đúng lúc.

• Tích hợp sâu vào hệ thống kinh doanh (CRM…), hỗ trợ quyết định kịp thời.

👉Hãy trải nghiệm CFD ngay hôm nay với P-Series Cloud Edition – dùng thử miễn phí 30 ngày để tự mình thiết kế quy trình xử lý cuộc gọi theo cách mà bạn muốn – đơn giản, thông minh và hiệu quả!

>>>Để được tư vấn giải pháp Yeastar P-Series Cloud Edition vui lòng liên hệ 

Hotline/ Zalo: 0968626365 – Mr. Trung Hoặc Zalo Official Acount: https://zalo.me/2773725485182598523